Googleフォームでは、回答があった場合にメールで通知を受け取ることができます。
この通知は、
- その都度受け取る方法
- 1日に1回だけ受け取る方法
の2種類あります。
1日1回だけメール通知を受け取る方法について解説します。
Googleフォーム、メール通知を1日1回に制限する方法
事前作業として、Googleフォーム、Googleスプレッドシートと連携する方法を参考に、GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを連携しておきます。
Googleスプレッドシートを開く
Googleスプレッドシートから、お問い合わせフォームと連携中のシートを開く。
通知ルールを開く
スプレッドシートを開き、
ツール ＞ 通知ルール を選択。
通知ルールの設定
「通知ルールの設定」画面が開くので
- ユーザーがフォームを送信したとき
- メール – 1日1回
を選択し、「保存」。
通知ルールの一覧
ルールの保存後は上記のような画面になります。
「フォームが送信されたとき、ダイジェストメールを送信する」と表示されていればOK。
これにより、問い合わせがあった場合は、1日1回メールで通知が来ます。
1日に2回以上問い合わせがあっても、通知の受信は1回だけで済みます。
Googleフォームからの通知と、Googleスプレッドシートからの通知
Googleスプレッドシートからの通知
ここまで説明してきたのは、「Googleスプレッドシートから通知を受け取る方法」です。
大まかには以下のような流れで通知がきます。
- サイトに設置したフォームから問い合わせが発生
- スプレッドシートが更新される
- メールで通知がくる（1日1回までに制限）
（フォーム経由で）スプレッドシートが更新されると、Googleスプレッドシートの機能としてメールが送信されます。
Googleフォームからの通知
Googleフォーム自体にもメール通知機能があります。
Googleフォーム、問い合わせ発生時にメール通知を受信する方法
併用すると2通メールが届くことになります。
「Googleフォーム」と「Googleスプレッドシート」、どちらか片方に絞って通知機能を設定した方がいいでしょう。
まとめ
Googleスプレッドシートで
ツール ＞ 通知ルール から
- ユーザーがフォームを送信したとき
に設定すると、お問い合わせがあったときにメールで通知が来ます。
通知の頻度は
- メール – 1日1回
- メール – その都度
の2種類から選べます。
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